Per chi utilizza i social a scopi lavorativi, sapere cosa comunicare, quando e su quali canali non è solo una questione organizzativa ma una delle condizioni di partenza per garantire coerenza, continuità e controllo. Costruire un calendario editoriale definito permette un allineamento tra obiettivi e azioni. Eppure, nella pratica quotidiana, può rivelarsi una sfida complessa. I profili da gestire possono essere più di uno, bisogna produrre i materiali per ognuno di essi e far approvare i contenuti prima della pubblicazione. Successivamente, è necessario monitorare i risultati ottenuti per valutare l’efficacia della strategia. Per affrontare questa complessità nel modo più efficiente possibile, possiamo adottare dei tool per il piano editoriale social. Questi possono supportarci in diverse fasi, dalla produzione alla pianificazione dei contenuti fino all’analisi dei risultati.
Il piano editoriale, uno strumento trasversale
Quando parliamo di piano editoriale digitale (PED), ci riferiamo a uno strumento che può assumere forme diverse a seconda dei canali adottati e degli obiettivi da raggiungere. Consente di organizzare la produzione e la distribuzione dei contenuti in modo strutturato su diverse piattaforme. Solitamente, un PED può includere gli argomenti da trattare, la distribuzione temporale delle uscite, i canali utilizzati, l’assegnazione dei ruoli nel team o gli obiettivi strategici da raggiungere.
Oltre ai social media, la creazione e pianificazione dei contenuti riguarda anche i blog aziendali, le newsletter e i podcast. In ognuno di questi contesti, il PED aiuta a:
- mantenere ordine e coerenza nella pubblicazione;
- coordinare i flussi interni di approvazione;
- garantire che i contenuti rispondano a criteri di pertinenza e continuità.
Che si tratti di Instagram, YouTube, WordPress o Mailchimp – oppure di tutti e quattro – la logica di pianificazione resta la stessa. L’obiettivo è quello di distribuire i contenuti nel tempo secondo una visione strategica, con obiettivi chiari e un calendario definito.
In questo articolo ci concentreremo esclusivamente sui piani editoriali per i social media.
Perché utilizzare dei tool per il piano editoriale social
Come abbiamo visto, gli strumenti digitali per la gestione del PED social possono consentirci di ottimizzare ogni fase del processo di comunicazione attraverso le piattaforme. In breve, potremmo dire che si tratta di un supporto operativo che riduce la complessità, migliora la collaborazione all’interno del team e garantisce maggiore coerenza nella comunicazione. Nello specifico, come vedremo, i tool per il piano editoriale social possono:
- permettere di organizzare in modo centralizzato tutte le attività;
- consentire a ogni componente del team di avere una visione chiara delle responsabilità, dei contenuti e delle scadenze;
- dare la possibilità di automatizzare processi come la pubblicazione, riducendo il rischio di errori quali dimenticanze o sovrapposizioni dei contenuti e mantenendo una regolarità nella condivisione;
- facilitare la tracciabilità delle assegnazioni, delle modifiche e delle approvazioni;
- comprendere strumenti di analisi e reportistica, utili per orientarsi nelle scelte future.
Infine, alcuni strumenti integrano funzionalità basate sull’intelligenza artificiale che possono supportarci nell’ideazione e nell’ottimizzazione dei contenuti. Essi possono suggerire i momenti di pubblicazione più idonei o i formati in linea con le abitudini del nostro pubblico.
Tool per l’ideazione e la creazione di grafiche e video
Un PED efficace si fonda, tra le altre cose, sulla qualità dei contenuti. Per questo nella fase di ideazione e produzione può essere utile integrare strumenti che supportino la creazione di grafiche e video. Bisogna tenere conto che, pur impiegando questi tool, è sempre necessario rispettare la coerenza con l’identità del brand e garantire un’alta qualità dell’output.
Tra le piattaforme più utilizzate per la produzione di contenuti visivi c’è Canva che consente di progettare grafiche e video professionali anche senza competenze avanzate di design. Grazie a una libreria estesa di template, elementi grafici, font e formati predefiniti per ogni social network, Canva rappresenta una risorsa versatile per ogni team di comunicazione. Adobe Express, versione semplificata e cloud-based della suite Adobe, offre funzionalità simili ed è ideale per chi già utilizza strumenti dalla stessa casa madre per l’identità visiva.
Tra i tool per il piano editoriale social non possono mancare quelli ideati esclusivamente per la creazione dei video. Sempre Adobe propone una versione semplificata di Adobe Premiere Pro: Adobe Premiere Rush. È pensata per chi vuole realizzare video professionali in tempi ridotti. Vimeo Create, sviluppato dalla piattaforma concorrente di YouTube, consente di creare contenuti dinamici partendo da template, integrare la propria brand identity e realizzare animazioni veloci.
Chi utilizza perlopiù TikTok, Instagram e YouTube può approfittare dell’app di ByteDance CapCut, che permette di montare velocemente contenuti con filtri, transizioni, effetti sonori e musica senza copyright in formato mobile-first.
Chi infine desidera approfittare delle potenzialità dell’AI nella creazione dei suoi video può provare Lumen5 o InVideo. Entrambi trasformano automaticamente script testuali o articoli in contenuti multimediali.
Strumenti per la programmazione e la pubblicazione dei contenuti
Tra le esigenze più ricorrenti nella gestione di un PED social vi è quella di pianificare con anticipo le pubblicazioni su più canali, mantenendo una coerenza temporale e strategica. I tool di programmazione e pubblicazione automatica rispondono proprio a questa necessità, permettendoci di distribuire i contenuti in modo regolare e di alleggerire il carico operativo quotidiano. Queste piattaforme consentono di caricare testi, immagini, video e link associandoli a uno o più calendari editoriali. Possiamo così organizzare le uscite settimanali o mensili, stabilire gli orari di pubblicazione e gestire in parallelo più account social. Alcuni tool offrono anche anteprime realistiche dei post, permettendo di verificare il risultato prima della pubblicazione.
Tra le soluzioni più consolidate troviamo Hootsuite e Buffer, che consentono di gestire contemporaneamente più profili social e offrono funzioni di monitoraggio e analisi. Questi due tool per il piano editoriale social vanno oltre l’ecosistema Meta e permettono di gestire anche profili come ad esempio LinkedIn, X (ex Twitter), Pinterest e TikTok. Anche PostPickr, piattaforma sviluppata in Italia, integra un ampio ventaglio di social network e permette anche di creare contenuti con l’AI.
Tra le piattaforme di social media management, Later si distingue per l’attenzione al visual planning ed è particolarmente utile per Instagram. La funzione drag-and-drop del suo calendario visivo permette di organizzare facilmente i contenuti, garantendo una coerenza visiva e temporale nella pubblicazione.
Nonostante l’ascesa di questi strumenti, la Meta Business Suite continua a rappresentare uno degli strumenti di riferimento per la programmazione di contenuti su Facebook e Instagram. Qui è possibile integrare anche la gestione di campagne e messaggistica. È utile ricordare che le piattaforme mettono a disposizione di chi si occupa di strategie digitali anche i propri servizi di gestione delle campagne social.
Tool per la gestione e l’organizzazione collaborativa
Quando la produzione di contenuti coinvolge più figure professionali – copywriter, graphic designer, social media manager o agenzie esterne – diventa essenziale disporre di strumenti che consentano una gestione ordinata e tracciabile del lavoro editoriale. I tool orientati alla collaborazione ci aiutano a definire ruoli, responsabilità e scadenze, riducendo le inefficienze e migliorando la qualità dei contenuti pubblicati.
Queste piattaforme si basano su una logica di workflow, dove ogni contenuto attraversa fasi ben definite: ideazione, bozza, revisione, approvazione e pubblicazione. Grazie alla possibilità di creare checklist, assegnare compiti e allegare documentazione di supporto, è più semplice mantenere il controllo sullo stato di avanzamento di ciascuna attività.
Trello è tra i tool più utilizzati in questo ambito. Consente di rappresentare visivamente il flusso editoriale tramite bacheche e colonne personalizzabili, con una gestione intuitiva delle schede. Altri strumenti come Asana e ClickUp si distinguono per le funzioni avanzate di project management, adatte a team che lavorano in ambienti dinamici o su più progetti simultanei.
Utilizzare questi tool ci permette di ottimizzare la comunicazione interna, favorire la trasparenza nei processi e disporre di una traccia documentale sempre accessibile.
Tool integrati di gestione editoriale e analisi
Quando la gestione del PED coinvolge numerosi canali, attività e cicli di approvazione, può diventare complesso coordinare le attività senza uno strumento che centralizzi l’intero processo. Le soluzioni integrate rispondono a questa esigenza unendo le caratteristiche tipiche dei tool per il piano editoriale social a funzionalità per la collaborazione e l’analisi delle performance. Oltre alla gestione del calendario, questi strumenti possono permettere di impostare processi approvativi multilivello, monitorare i task in corso e archiviare in modo ordinato materiali e asset grafici.
Notion è un esempio di questa flessibilità. Nato come strumento per l’organizzazione del lavoro e la documentazione interna, può essere configurato come un vero e proprio hub editoriale. Permette di gestire calendari, archiviare materiali, condividere linee guida, strutturare rubriche e coordinare team editoriali anche complessi.
Loomly è uno degli strumenti più apprezzati in questa categoria: consente di generare proposte di contenuto, gestire il ciclo di approvazione, pianificare e pubblicare contenuti, e infine analizzarne l’andamento. La stessa logica è adottata da Planable, che si distingue per un’interfaccia visuale adatta alla revisione dei post e per l’anteprima realistica dei contenuti prima della pubblicazione.
ContentStudio e Kontentino offrono funzionalità simili, con l’aggiunta di strumenti per la modifica dei contenuti e il monitoraggio delle conversazioni social. Risultano quindi adatti a team che lavorano anche sull’ascolto attivo e sulla gestione della reputazione.
Le metriche disponibili su questi tool – come engagement rate, copertura organica, click, conversioni – ci aiutano a valutare l’efficacia delle pubblicazioni e identificare i contenuti più performanti. Disporre di queste informazioni in tempo reale consente non solo di migliorare le performance, ma anche di constatare l’impatto della comunicazione.
Come scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze
Selezionare un tool per il piano editoriale social non significa semplicemente confrontare funzionalità o interfacce. Si tratta, piuttosto, di individuare la soluzione più adatta alla struttura del proprio team, alla tipologia dei contenuti e agli obiettivi che ci si è dati.
Un primo aspetto da valutare è il numero di canali da gestire, che può comportare una spesa diversa. Per quanto riguarda la tipologia di post, va da sé che se la maggior parte dei contenuti da pubblicare è di natura grafica o fotografica non ha senso investire in tool per la realizzazione dei video. Dove viceversa questa esigenza si palesi, potrebbe essere un vantaggio adottare strumenti che prevedono entrambe le funzionalità.
Anche la composizione del team fa la differenza. Quando il lavoro editoriale coinvolge più persone con responsabilità diverse, è importante che lo strumento selezionato supporti il coordinamento tra i ruoli. In questo caso è bene prevedere quale possa essere l’assegnazione di compiti, l’organizzazione dei flussi approvativi e la gestione dei permessi. Se invece il PED è gestito da una sola figura o da un team ristretto, può bastare una piattaforma più essenziale, focalizzata sulla programmazione.
Un altro elemento da considerare è la disponibilità di dati e report. Avere accesso a metriche come copertura, interazioni e click ci aiuta a capire cosa funziona e cosa no. E a migliorare di conseguenza la pianificazione.
Infine, va tenuto conto del budget e del tempo che si ha a disposizione. Alcuni strumenti richiedono un investimento economico maggiore ma permettono di centralizzare più funzioni in un’unica piattaforma. Altri offrono soluzioni puntuali e accessibili, ideali per chi è all’inizio o ha esigenze specifiche.
Dalle soluzioni più adatte alla consulenza degli esperti
Gestire un PED per i social richiede metodo, strumenti adeguati e una visione chiara degli obiettivi da raggiungere. Non si tratta solo di organizzare post e scadenze. Significa coordinare le competenze di chi fa parte del team, garantire coerenza nei messaggi e monitorare i risultati. In alcuni casi, può comportare doversi adattare in modo rapido ai cambiamenti delle piattaforme e dei comportamenti del pubblico.
I tool per il piano editoriale social che abbiamo descritto possono offrire un supporto concreto in ogni fase di questo processo, dalla creazione dei contenuti alla loro distribuzione fino all’analisi delle performance. Non sempre, però, dotarsi degli strumenti più avanzati è sufficiente per raggiungere i propri obiettivi. Senza una visione strategica e le giuste competenze, questi possono risultare un investimento senza ritorno. Il consiglio è sempre quello di affidarsi a chi ha esperienza nella gestione di progetti di marketing e comunicazione per avere più chances di ottenere un vero vantaggio competitivo.
